Mariana Costa
Cobrar um cliente que atrasou o pagamento exige equilíbrio: ser firme para receber, sem perder o cliente nem cometer abuso. O caminho que mais funciona tem etapas: lembrete antes do vencimento, contato logo após o atraso, proposta de acordo e, só no fim, medidas formais. Veja o passo a passo, modelos de mensagem e como reduzir a inadimplência desde a venda.
Por que agir rápido
Quanto mais tempo passa, menor a chance de receber. Além disso, o dinheiro atrasado pesa no fluxo de caixa: você continua pagando fornecedores e despesas enquanto espera. Uma inadimplência de 5% do faturamento pode consumir boa parte do lucro de um negócio com margem líquida de 8%.
Régua de cobrança: passo a passo
| Quando | Ação | Tom |
|---|---|---|
| 3 dias antes do vencimento | Lembrete com valor, data e link ou chave Pix | Gentil, informativo |
| 1 dia após o vencimento | Aviso de atraso, perguntando se houve algum problema | Cordial |
| 7 dias após | Contato direto (telefone ou mensagem) com proposta de pagamento | Firme e respeitoso |
| 15 a 30 dias após | Proposta de acordo: parcelamento, nova data | Negociador |
| Depois | Notificação formal, protesto ou cobrança judicial, conforme o valor | Formal |
Modelos de mensagem
Olá, [nome]! Passando para lembrar que a parcela de R$ [valor] vence em [data]. Para facilitar, segue a chave Pix: [chave]. Qualquer dúvida, é só chamar.
Olá, [nome], tudo bem? Não identificamos o pagamento de R$ [valor], vencido em [data]. Aconteceu algum imprevisto? Podemos combinar uma nova data se precisar.
O que não fazer
Como reduzir a inadimplência desde a venda
- Prefira meios com garantia de recebimento: cartão (o risco de não pagamento fica com a operadora) e Pix à vista.
- Limite o fiado e o boleto parcelado a clientes conhecidos, com teto de valor.
- Peça entrada em serviços e encomendas.
- Registre o combinado por escrito: valor, datas, juros e multa por atraso. Veja como fazer orçamento de serviço.
- Automatize lembretes por mensagem ou e-mail.
Como calcular multa e juros do atraso
Se o contrato ou o orçamento prevê multa e juros, a conta é simples:
Parcela de R$ 500 paga com 15 dias de atraso. Multa de 2%: R$ 10,00. Juros de 1% ao mês, proporcionais a 15 dias: R$ 2,50. Total: R$ 512,50.
Muitas vezes, abrir mão dos juros e da multa num acordo rápido vale mais do que insistir neles e esperar meses. Use esse espaço como moeda de negociação.
Modelo de proposta de acordo
Olá, [nome]. Entendemos que imprevistos acontecem. Para resolver o valor de R$ [valor], vencido em [data], podemos fazer assim: entrada de R$ [valor] até [data] e o restante em [número] parcelas de R$ [valor], sem juros, se o acordo for fechado até [data]. Pode ser?
Registre o acordo por escrito (uma mensagem confirmando já ajuda) e envie as novas datas e a chave Pix ou o boleto de cada parcela.
Medidas formais: quando e como
| Medida | Como funciona | Quando faz sentido |
|---|---|---|
| Notificação extrajudicial | Carta ou e-mail formal com valor, prazo e consequências | Depois de esgotadas as tentativas amigáveis |
| Protesto em cartório | O título (boleto, nota promissória, duplicata) é protestado e o devedor é intimado | Quando há documento que comprove a dívida |
| Negativação | Inclusão do nome em cadastros de inadimplentes, com aviso prévio ao devedor | Para estimular o pagamento sem processo |
| Juizado Especial Cível | Ação de cobrança simplificada; até 20 salários mínimos, sem advogado | Valores menores, com documentos da venda |
Guarde orçamentos aprovados, notas, mensagens e comprovantes de entrega. Eles são a prova da dívida em qualquer etapa.
O efeito da inadimplência no preço
Se, em média, 3% do que você vende a prazo não é recebido, esse percentual precisa entrar no preço como qualquer outra despesa variável. Caso contrário, quem paga em dia não está cobrindo o custo de quem não paga, e a margem some. Veja como incluir em como precificar produtos.
Perguntas frequentes
Posso cobrar o cliente pelo WhatsApp?
Pode, com educação, em horário comercial e sem expor a dívida a terceiros, como em grupos ou no status. Guarde as conversas: elas servem de prova se a cobrança chegar ao protesto ou à Justiça.
Protesto em cartório funciona para valores pequenos?
Funciona e costuma ser eficaz, porque o nome do devedor fica restrito até a quitação. É preciso um documento da dívida, como boleto, duplicata ou contrato. As regras de custos variam por estado; consulte o tabelionato de protesto da sua cidade.
Quanto tempo tenho para cobrar uma dívida?
Em geral, a cobrança de dívidas registradas em documento (contrato, nota, orçamento assinado) prescreve em cinco anos. Para casos específicos, consulte um advogado.
Como cobrar um cliente sem perder a amizade?
Comece com lembretes gentis antes e logo após o vencimento, pergunte se houve algum problema e ofereça uma solução, como nova data ou parcelamento.
Posso cobrar juros e multa por atraso?
Sim, se estiverem combinados previamente. Em relações de consumo, a multa por atraso costuma ser limitada a 2% do valor. Informe as condições por escrito na venda.
O que fazer quando o cliente não paga?
Depois das tentativas amigáveis, é possível enviar notificação formal, protestar o título ou entrar com ação de cobrança. Para valores menores, o Juizado Especial Cível é um caminho comum.
Posso negativar o nome do cliente?
Sim, a dívida pode ser incluída em cadastros de inadimplentes por meio de empresas que oferecem esse serviço, desde que exista e esteja vencida. O devedor deve ser avisado previamente por escrito. Depois do pagamento, o nome precisa ser retirado no prazo legal.
Vale a pena dar desconto para receber uma dívida antiga?
Muitas vezes, sim. Receber 80% de uma dívida hoje pode ser melhor do que gastar tempo e dinheiro para tentar receber 100% daqui a um ano. Ofereça o desconto com prazo curto para pagamento.
Fontes para conferir
Os exemplos deste guia são estimativas. Para confirmar valores e regras atuais, consulte:
