Mariana Costa
A nota fiscal eletrônica é o documento digital que registra uma venda de mercadorias (NF-e, modelo 55), uma venda ao consumidor no varejo (NFC-e, modelo 65) ou uma prestação de serviços (NFS-e). Ela é emitida por um sistema, assinada com certificado digital quando exigido, autorizada pela Secretaria da Fazenda (no caso de mercadorias) ou pelo sistema municipal ou nacional (no caso de serviços) e entregue ao cliente em arquivo XML com uma representação impressa, o DANFE. Para o pequeno negócio, emitir a nota correta evita multas, permite vender para empresas e mantém o faturamento comprovado. Este guia explica cada tipo, como emitir e os erros mais comuns.
Os tipos de nota eletrônica
| Documento | Para quê | Onde é autorizado |
|---|---|---|
| NF-e (modelo 55) | Venda de mercadorias, principalmente entre empresas e com transporte | Secretaria da Fazenda do estado |
| NFC-e (modelo 65) | Venda ao consumidor final no varejo, substituindo o cupom fiscal | Secretaria da Fazenda do estado |
| NFS-e | Prestação de serviços | Sistema da prefeitura ou padrão nacional. Veja NFS-e nacional |
Compare MEI, Simples Nacional e Lucro Presumido com os números do seu negócio. Usar: Comparador de Regime Tributário.
Passo a passo para emitir NF-e
- Inscrição estadual: empresas que vendem mercadorias precisam estar inscritas no estado.
- Credenciamento como emissor de NF-e na Secretaria da Fazenda, quando exigido.
- Certificado digital do CNPJ para assinar as notas. Veja certificado digital.
- Sistema emissor: o do seu sistema de vendas ou um emissor dedicado.
- Cadastro de produtos com NCM, CFOP e tributação corretos, definidos com o contador.
- Emissão: preencha cliente, produtos, valores e transporte; o sistema envia à Sefaz.
- Autorização: com a nota autorizada, envie o XML e o DANFE ao cliente.
Dados que mais geram rejeição
- NCM inexistente ou incompatível com o produto.
- CFOP errado para a operação (venda interna, interestadual, devolução).
- Dados cadastrais do cliente incorretos ou inscrição estadual inválida.
- Tributação que não corresponde ao regime da empresa.
- Certificado digital vencido.
Cancelar ou corrigir
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Venda desfeita logo após a emissão | Cancelar a nota dentro do prazo permitido pelo estado |
| Erro em dados que não alteram valores ou tributos | Carta de correção eletrônica |
| Erro em valores ou quantidades | Nota complementar ou de devolução, conforme o caso |
| Mercadoria devolvida pelo cliente | Nota de devolução |
MEI e nota fiscal
O MEI é obrigado a emitir nota nas vendas e serviços para empresas; nas vendas a consumidores finais pessoa física, em geral, é dispensado, salvo se o cliente pedir. Para mercadorias, o MEI emite NF-e ou NFC-e conforme as regras do seu estado; para serviços, usa a NFS-e no padrão nacional. Veja MEI pode emitir nota fiscal.
Notas e a reforma tributária
Desde 2026, as notas fiscais eletrônicas passaram a trazer campos para os novos tributos da reforma (IBS e CBS). Mantenha o sistema emissor atualizado e confirme com o contador as informações exigidas para a sua atividade. Veja reforma tributária.
Guarda dos arquivos
O XML é o documento fiscal válido; o DANFE é apenas a representação. Guarde os XMLs emitidos e recebidos pelo prazo exigido pela legislação, em local seguro e com cópia de segurança. Muitos sistemas fazem isso automaticamente.
Emitir a nota a partir do sistema de vendas, e não em um sistema separado, evita digitação dupla e diferenças entre o que foi vendido e o que foi faturado. Veja controle de estoque e faturamento.
Passo a passo para começar a emitir
- Confirme a inscrição: para NF-e de mercadorias, a empresa precisa de inscrição estadual; para serviços, o cadastro no município ou no emissor nacional.
- Providencie o certificado digital, quando exigido. Veja certificado digital.
- Escolha o emissor: o sistema de vendas, um emissor gratuito oficial, quando disponível, ou um programa pago.
- Configure os produtos: NCM, CFOP, CST ou CSOSN e unidade de cada item, com ajuda do contador.
- Faça uma emissão em homologação, o ambiente de teste, antes de emitir para valer.
- Guarde os XMLs pelo prazo legal, em local seguro e com cópia.
Cancelamento e carta de correção
Uma NF-e emitida com erro pode ser cancelada dentro do prazo definido pela legislação do estado, desde que a mercadoria não tenha circulado. Para corrigir dados que não alteram valores, impostos ou o destinatário, usa-se a carta de correção eletrônica. Erros em valores ou impostos exigem cancelamento ou nota complementar, conforme o caso. Combine com o contador um procedimento para cada situação.
Nota fiscal e controle financeiro
As notas emitidas são a base da receita da empresa e, no Simples Nacional, do cálculo do DAS. Conferir mensalmente o total das notas com as vendas registradas no caixa e no banco ajuda a encontrar vendas sem nota, notas canceladas por engano e diferenças de valores. Veja conciliação bancária.
Resumo
Configure corretamente os produtos, teste em homologação, guarde os XMLs e confira as notas com as vendas.
Perguntas frequentes
Posso cancelar uma NF-e?
Sim, dentro do prazo do estado e se a mercadoria não circulou; depois, é preciso outro procedimento.
Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?
A NF-e é usada principalmente em vendas entre empresas e com transporte; a NFC-e é para vendas ao consumidor final no varejo.
Preciso de certificado digital para emitir nota?
Para NF-e e NFC-e, em geral sim. Para a NFS-e nacional do MEI, há formas de acesso sem certificado.
O que é DANFE?
É a representação impressa ou em PDF da NF-e; o documento válido é o arquivo XML.
Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?
Pelo sistema emissor, dentro do prazo permitido pelo estado após a autorização.
O que é carta de correção?
É o documento eletrônico para corrigir erros que não alteram valores, quantidades ou tributos.
Por quanto tempo guardar o XML?
Pelo prazo exigido na legislação fiscal; confirme com o contador e mantenha cópias de segurança.
Fontes para conferir
Os exemplos deste guia são estimativas. Para confirmar valores e regras atuais, consulte:
