Mariana Costa
Um funcionário com carteira assinada custa para a empresa bem mais que o salário. Numa empresa do Simples Nacional (fora do Anexo IV), onde a contribuição patronal ao INSS já está no DAS, o custo mensal fica em torno de 1,3 vez o salário, somando FGTS, 13º, férias com um terço e o FGTS sobre eles, antes de benefícios como vale-transporte e vale-refeição. Em empresas do Lucro Presumido ou do Lucro Real, que pagam o INSS patronal e outras contribuições sobre a folha, o custo pode chegar a 1,6 vez o salário ou mais. Saber esse número é essencial para decidir uma contratação e colocar a mão de obra no preço.
O que entra no custo
| Item | Percentual sobre o salário | Observação |
|---|---|---|
| FGTS | 8% | Depósito mensal na conta do trabalhador |
| 13º salário | 8,33% (1/12) | Provisão mensal |
| Férias + 1/3 | 11,11% | Provisão mensal |
| FGTS sobre 13º e férias | cerca de 1,56% | 8% sobre as provisões |
| INSS patronal, RAT e terceiros | Em torno de 26% a 29% | Só fora do Simples (e no Anexo IV) |
| Vale-transporte | Custo menos até 6% do salário descontado | Quando o empregado usa |
| Vale-refeição, plano de saúde | Conforme política ou convenção | Benefícios |
Exemplo no Simples Nacional
FGTS: R$ 160. 13º: R$ 166,67. Férias + 1/3: R$ 222,22. FGTS sobre 13º e férias: R$ 31,11. Encargos e provisões: R$ 580. Custo mensal: R$ 2.580, ou 1,29 vez o salário, antes de benefícios. Com vale-transporte de R$ 260 (menos R$ 120 descontados) e vale-refeição de R$ 400, o custo sobe para cerca de R$ 3.120.
Exemplo no Lucro Presumido
Base com 13º e férias: 2.000 + 166,67 + 222,22 = R$ 2.388,89. Encargos de cerca de 27,8% (INSS patronal, RAT e terceiros) + 8% de FGTS = 35,8% sobre essa base: R$ 855,22. Custo mensal: 2.388,89 + 855,22 ≈ R$ 3.244, ou 1,62 vez o salário, antes de benefícios. O percentual exato de RAT e terceiros depende da atividade.
Essa diferença é uma das razões pelas quais empresas com muitos empregados costumam preferir o Simples. Veja Simples Nacional e Lucro Presumido.
Custos que aparecem só na saída
- Multa de 40% do FGTS em demissão sem justa causa.
- Aviso prévio trabalhado ou indenizado.
- Férias e 13º proporcionais.
Muitas empresas provisionam um percentual mensal (por exemplo, cerca de 4% do salário) para não serem pegas de surpresa. Veja reserva de caixa.
Custo por hora trabalhada
custo por hora = custo mensal ÷ horas efetivamente trabalhadas no mês
Custo de R$ 3.120 e jornada de 44 horas semanais (cerca de 190 horas por mês, descontando folgas e feriados, digamos 176 horas efetivas): 3.120 ÷ 176 ≈ R$ 17,73 por hora. Esse é o número que entra no custo de cada serviço. Veja como precificar serviços.
Contratar ou não contratar
- Calcule o custo mensal total, com benefícios.
- Estime quanto de venda ou de tempo do dono a contratação libera.
- Calcule quanto de faturamento a mais é preciso para cobrir o custo: custo ÷ margem de contribuição (%).
- Coloque o novo custo fixo no fluxo de caixa projetado.
Custo de R$ 3.120 por mês e margem de contribuição de 40%: 3.120 ÷ 0,40 = R$ 7.800 de vendas a mais por mês só para empatar. Veja margem de contribuição.
MEI pode contratar?
O MEI pode ter um empregado (dois a partir de 2027), com custos menores: 3% de INSS patronal e 8% de FGTS sobre o salário, além das provisões. As regras estão em MEI pode ter funcionário.
Quanto o funcionário precisa gerar para se pagar
Saber o custo total do funcionário é metade da conta. A outra metade é saber quanto a empresa precisa vender a mais para cobrir esse custo, ou quanto precisa economizar com o trabalho dele.
vendas extras necessárias = custo mensal do funcionário ÷ margem de contribuição (%)
Um vendedor custa R$ 3.200 por mês com salário, encargos, benefícios e provisões. Se a margem de contribuição da loja é 35%, ele precisa gerar 3.200 ÷ 0,35 = R$ 9.143 em vendas extras por mês só para empatar. Com comissão de 3% sobre as vendas, a margem cai para 32%, e o ponto de empate sobe para R$ 10.000.
Nem toda contratação gera vendas diretamente. Um auxiliar administrativo, por exemplo, libera o tempo do dono para vender ou atender clientes. Nesse caso, a pergunta é: quanto o dono passa a gerar com as horas liberadas? Se ele libera 60 horas por mês e cada hora dedicada a vendas gera R$ 200 de margem, o ganho é de R$ 12.000, muito acima do custo.
- Defina uma meta clara para os primeiros três meses: vendas, atendimentos ou horas liberadas.
- Considere o período de treinamento, em que a produtividade é menor.
- Avalie se a demanda é contínua ou sazonal; para picos, um temporário ou um prestador pode ser melhor. Veja RPA.
Use a calculadora de ponto de equilíbrio com o novo custo fixo para ver o impacto no negócio todo.
Perguntas frequentes
Quanto um funcionário precisa vender para se pagar?
Divida o custo mensal total dele pela margem de contribuição da empresa em porcentagem.
Vale contratar para liberar o tempo do dono?
Sim, se as horas liberadas forem usadas em atividades que geram mais do que o custo da contratação.
Contratar temporário ou efetivo?
Para picos sazonais, temporário ou prestador; para demanda contínua, efetivo costuma ser melhor.
Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?
No Simples Nacional, cerca de 1,29 vez o salário (R$ 1.621 × 1,29 ≈ R$ 2.091 em 2026), antes de vale-transporte e outros benefícios.
Empresa do Simples paga INSS patronal?
Na maioria dos anexos, não separadamente: ele está dentro do DAS. No Anexo IV, é pago à parte.
O que é provisão de 13º e férias?
É separar todo mês a parte desses pagamentos, para não faltar dinheiro quando vencerem.
Vale-transporte é custo da empresa?
Sim, a parte que passa de até 6% do salário, que pode ser descontada do empregado.
Quanto custa demitir um funcionário?
Depende do tempo de casa e do tipo de demissão; sem justa causa, inclui aviso prévio, verbas proporcionais e multa de 40% do FGTS.
Estagiário custa menos?
O estágio tem regras próprias, sem FGTS e INSS patronal, mas exige bolsa, seguro e acompanhamento educacional.
Fontes para conferir
Os exemplos deste guia são estimativas. Para confirmar valores e regras atuais, consulte:
